SEMANA 15

SEMANA 3 DEL 7 AL 11 DE DICIEMBRE.
CONTENIDO CENTRAL.-		EVALUACIÓN DEL EMPRENDIMIENTO
CONTENIDO ESPECIFICO.		AUDITORIA DE AREAS
PROPOSITO.	Al finalizar la UAC III, el alumnado, estructurará el proceso de liquidación de su proyecto emprendedor y las prioridades de pago acorde al proceso y la responsabilidad con empleados, proveedores, acreedores y accionistas.
Aprendizajes esperados	Establece cómo se desarrollarán los puntos a presentar su auditoría su proyecto emprendedor.
ACTIVIDADES Inicio. EMP-722 Auditoría de Finanzas. EMP-723 Auditoría de Producción. CONTESTA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS: 1.- Qué pasaría si el dinero de la empresa se gasta y nadie sabe en que lo hizo? 2.- Que utilidad tendrá el llevar un registro de los gastos? 3.- Quien debe llevar el control de los gastos? 4.- Quien debe revisar que esos gastos sean realmente necesarios? 5.- que pasaría si al final del mes, ya no hay dinero que gastar? Desarrollo. Desarrolla las siguientes investigaciones: a) Que es la auditoría de finanzas y cómo se lleva a cabo, con lo que localices elabora una presentación electrónica y exponla al grupo utilizando como ejemplo de aplicación su proyecto emprendedor. (CG5. A1, A4) (CP-EMP-02, CP-EMP-03, CP-EMP-04) SÍNTESIS b) Qué es la auditoria de producción y redacte en su libreta las ideas principales. Cierre. Elabora una auditoría de producción de tu proyecto emprendedor, elabore en Word el reporte de la misma. Las preguntas y tu investigación, junto con el resultado de la auditoria de producción de tu empresa, serán enviadas el último día de clases de la semana al correo: admate66@gmail.com. Junto con la calificación obtenida del trabajo recibirás la retroalimentación correspondiente a tu trabajo. Los rasgos de evaluación que debes tener en cuenta son: Trabajo elaborado en Word, donde incluyas los elementos ya mencionados y su explicación correspondiente, además, debe ser redacción personal, sin faltas de ortografía, uso correcto de la puntuación, entrega del trabajo en tiempo y forma.			PONDERACION No aplica 5% 5%	Evidencia Libreta de trabajo Libreta de trabajo Documento de Word con las conclusiones halladas.
			Instrumento de evaluación: Lista de cotejo.
Auditoría financiera Javier Sánchez Galán Lectura: 3 min Una auditoría financiera es un tipo de auditoría que consiste en la evaluación de la gestión económica y contable de una empresa. Posteriormente este estudio debe reflejar la imagen fiel de la misma en un informe. Por medio de la auditoría financiera una empresa u organización es susceptible de evaluación o análisis. Una entidad auditora, ya sea interna o externa, observa fehacientemente la documentación económica y contable. Por ello, el auditor financiero debe constatar que los resultados obtenidos mediante una auditoría contable son válidos y útiles para una verificación u homologación oficial. Si bien es cierto que a menudo esta modalidad se identifica con la de auditoría contable, la auditoría financiera formalmente es la continuación del trabajo de la anterior como labor supervisora y verificadora. En ese sentido, su labor debe realizarse de manera sinérgica con otras labores de auditoría como la de gestión, la informática o la fiscal, por ejemplo. Por ello se habla de otro concepto como es el de auditoría integral. Objetivos de la auditoría financiera Las conclusiones de auditoría deben contar con una base real, en la que se muestre credibilidad respecto de las acciones acometidas por la empresa. El funcionamiento de la misma en su día a día ejerciendo su actividad económica son válidos de acuerdo con la ley. En otras palabras, económicamente la organización operaría de manera transparente, coherente y atendiendo a su correspondiente norma y marco legal. Es decir, aporta credibilidad frente a terceros de sus cuentas anuales y sus distintos valores y cifras de ventas. Esto es que toda la relación de ingresos y gastos de la compañía sirven para que, de modo eficiente, se consigan las correspondientes metas empresariales u organizacionales planteadas. Características de la auditoría financiera La principal misión de este tipo de labor auditora reside en los siguientes puntos básicos: · Revisión de documentación y operativa económico-contable de la sociedad, por medio del estudio de sus estados financieros, sus cuentas anuales u otros tipos de documentos contables, como registros o comprobantes varios. · Verificación respecto a la norma. Los contenidos contables y económicos evaluados deben respetar la normativa vigente en el territorio en que opere la empresa. · Reflejo de las conclusiones en un informe. El mismo debe contar con fiabilidad respecto a terceros, como otras compañías o instituciones y organismos públicos. En dicho informe final se plantean medidas de mejora de gestión interna, así como puntos esenciales a desarrollar o mejorar. La auditoría financiera es una herramienta también básica a la hora de adecuar la estructura económica, financiera y contable de una organización a aquella actividad que desarrolla. Para ello la adecúa a un determinado reglamento existente. Alternativamente, esta modalidad se ha transformado con el paso del tiempo en una herramienta útil en el mundo empresarial o institucional. Esto sucede porque su desempeño favorece al descubrimiento o la aparición de casos de fraude o mala praxis gestora. 10 Pasos esenciales para hacer una auditoría interna de procesos en tu negocio Escrito por Iván Torres el 17 septiembre 2019 ¿Alguna vez has pensado que las cosas se pueden hacer de forma diferente en tu organización? ¿Crees que algún paso pueda ser cambiado, eliminado o automatizado para hacer un proceso más rápido? Se detectan muchas posibilidades de mejorar y hacer más eficientes los procesos. En otras ocasiones se detectan incluso que las cosas se hacen por inercia porque siempre se han hecho así y nadie se plantea si existe alguna otra forma para agilizar ese proceso o automatizar ciertos pasos. En este post voy a detallar el cómo se debe hacer una auditoría interna de los procesos de una empresa partiendo de la base de que el auditor interno pertenece a la organización, pero no es el responsable del área que está auditando (ya que en ese caso se estaría auditando a sí mismo y se perdería el principio de independencia). Por lo tanto, toma nota porque aquí te detallo Paso a Paso lo que debes hacer: Paso 1: Identifica los procesos que vas a analizar Este primer paso es esencial. Se trata de acotar el alcance de la auditoría que vas a realizar a tus procesos. Como tendrás muchísimos procesos dentro de tu ciclo productivo, establece un programa de auditorías para que planifiques diferentes auditorías a lo largo de uno, dos o tres años. Este programa de auditoría te lo explico en el Paso 2. Mas vale hacer una auditoría interna bien hecha a un par de procesos que intentar hacer una auditoría a todos los procesos de la organización y hacerla deprisa, corriendo y sin profundizar en el análisis de tu auditoría. Una buena herramienta que puedes usar para analizar los procesos de tu negocio es un diagrama de flujo. Con un diagrama de flujo podrás dibujar paso a paso cada proceso e identificar aquellos pasos más críticos dentro de ellos. Estos pasos críticos son los que puedes auditar primero dentro del proceso al que pertenezcan. Este diagrama de flujo se lo puedes solicitar a los compañeros del departamento que vas a auditar o ayudarles tú a ellos a dibujarlos. Por lo tanto, identifica y selecciona los procesos más críticos y esos serán los que puedes empezar a analizar primero. Paso 2: Establece un programa de auditoría Este programa de auditoría te servirá para asegurarte que, en el plazo de 1,2,3 años (los que tu creas necesarios) habrás auditado todos los procesos de tu organización. Sí, todos. Si te lo propones y agendas bien tiempos y con suficiente antelación auditarás todos los procesos de tu negocio. Esto lo puedes hacer de forma muy fácil con una simple hoja de cálculo en la cual reflejes por columnas: la actividad auditada, la frecuencia prevista, la fecha de cuando la realizas y el número de informe de auditoría (o referencia al mismo) con el que has auditado ese proceso cuando lo lleves a cabo. Para hacer bien este programa de auditorías, tendrás que estimar cuánto tiempo te supondrá auditar los procesos que vas a someter a análisis. El tiempo que necesita cada proceso para ser auditado dependerá de la complejidad de cada uno de ellos al igual que de cuántas personas interactúen en la consecución de dicho proceso y por tanto el número de personas con el que tendrás que entrevistarte. Este paso es importante porque de él depende de que hagas una planificación realista de tu programa de auditorías internas. Por lo tanto, dedícale un poco de tiempo a pensar, de los procesos que has seleccionado en el Paso 1, cuánto tiempo deberás dedicar para auditarlos. Para el resto de los procesos de tu organización deberías hacer lo mismo. Si haces esto con calma y siendo prudente (no subestimes nunca lo ágil y rápido que puede hacerse una auditoría) habrás construido tu programa de auditoría anual/bienal/trienal para analizar todos los procesos de tu organización. Paso 3: Solicita la documentación de los procesos que vas a auditar Esta documentación es la que te va a ayudar a conocer más detalles acerca del proceso que vas a auditar. Puede ser un manual, un procedimiento, una instrucción de trabajo… cualquiera de estos documentos puede servirte para que tengas más detalles sobre los pasos que componen ese proceso, quien lleva a cabo cada paso, qué registros de control se generan, etc. Si no existe documentación de los procesos en esa área que vas a auditar podrás hacerte una idea con el diagrama de flujo que te han entregado o has dibujado en el paso 1. Paso 4: Identifica qué valor aporta o cuál es el objetivo de ese proceso Apoyándote en la documentación de los procesos y los diagramas de flujo sabrás perfectamente cuál es el valor que aporta cada proceso al producto o servicio que entrega tu organización al mercado. Identifica el por qué existe ese proceso y cuál es el objetivo que cumple en el resultado final del ciclo productivo de la organización. Ese análisis te ayudará a entender el valor que aporta ese proceso en la entrega del producto o del servicio al mercado. Este paso 4 es el momento en el cual debes de empezar a preparar el formato que tendrá tu informe de auditoría y sobre el cual te vas a apoyar para tomar las notas de lo que vas a ver y escuchar durante el desarrollo de la auditoría. Prepara tu informe de auditoría de tal manera que sea para ti tu manual de apoyo y sepas en todo momento: § Cuál es el objetivo de cada proceso. § Qué registros de control solicitar en cada proceso. § Con qué personas debes entrevistarte para analizar cada proceso. Para hacer esto puedes preparar un documento de texto en el que dividas por columnas los procesos a auditar, el resultado de tu análisis (ok, observación, no conformidad), las notas que tomes durante la auditoría y la referencia a los documentos que has auditado. La columna comentarios hazla tuya, prepara todo lo bien que puedas la auditoría y escribe en esa columna toda la información que creas necesaria antes de la auditoría para cuando estés auditando te sirva de apoyo y recordar por ejemplo qué documentos has de solicitar y cuál es el objetivo de cada proceso y compruebes si se cumple con lo que tienes delante y estas auditando. Paso 5: Identifica registros de control que puedan existir para cada uno de los procesos Con el diagrama de flujo y la documentación de los procesos que tienes en tu poder podrás ver si existen ciertos registros de control que aseguren que se está llevando a cabo este proceso de manera ordenada y controlada. Como en el paso anterior ya has identificado cuál es el valor que aporta cada proceso al ciclo productivo podrás incluso plantearte si es suficiente con los registros de control que tienen establecidos o por el contrario ese proceso necesitaría de algún otro registro para dejar mejor documentado un paso determinado dentro de un proceso. Por ejemplo, una toma de datos en un proceso comercial, una hoja de carga de mercancía en una empresa de transporte, un acta de reunión con el cliente en una actividad de consultoría, una hoja de asistencia de firmas de alumnos en una academia de formación, etc. Paso 6: Establece y comunica un plan de auditoría Este paso te ayudará a ti a marcarte una agenda de trabajo a la hora de realizar la auditoría y les servirá a los compañeros para que les comuniques qué vas a auditar dentro de sus departamentos y a qué hora aproximadamente te reunirás con ellos. En este plan de auditoría lo que vas a registrar es la hora de comienzo y final de la auditoría y qué vas a auditar en cada momento del tiempo. Por lo tanto, lo que crearás será una agenda de trabajo en dónde especificas a qué hora comienzas la auditoría y que parte va a ser auditada en cada franja horaria durante la jornada de auditoría. Este es el plan de auditoría que deberás pasarle a los compañeros que van a ser auditados para que tengan conocimiento de qué proceso se va a auditar y a qué hora deberán estar disponibles para reunirse contigo. No confundas por favor programa de auditoría y plan de auditoría. Son dos conceptos parecidos, pero no iguales. En el programa de auditorías planificas fechas para la realización de las diferentes auditorías de tus procesos. Y en el plan de auditoría planificas la agenda de trabajo de una auditoría concreta que vas a realizar detallando todos los procesos y áreas que vas a estudiar ese día concreto. Como sé que una imagen vale más que mil palabras he preparado esta tabla resumen muy visual para que lo entiendas: Paso 7: Termina de preparar tu plantilla de informe interno Termina de darle formato al documento de informe interno para aportarle la apariencia profesional que se merece tu informe de auditoría. Para ello: § Establece el encabezado. § Describe una breve introducción con el propósito y el alcance de la auditoría (recuerda que el alcance lo tienes acotado con los procesos que has seleccionado auditar). § Registra la fecha del informe y los datos de tu organización. § Registra tu nombre y apellido como la persona que va a realizar la auditoría interna. § Prepara un apartado en donde resumas las no conformidades encontradas. § Documenta cualquier otro dato que tú consideres necesario y relevante para la persona que se va a leer ese informe de auditoría interna. Paso 8: Comienza la auditoría y pregunta cuando no entiendas algo En este paso ya estás manos a la obra. Tienes tu informe de auditoría bien documentado y sabes qué procesos auditar, con quién reunirte y qué debes de preguntarle al compañero auditado para que te explique cómo se desarrolla el proceso en el que él o ella interviene y qué registros de control se queda como información documentada. Este es el momento de preguntar a la persona que estás auditando cualquier duda o asunto que no te haya quedado claro antes de tomar la decisión de si está cumpliendo o no con los procedimientos establecidos. La comunicación interna entre auditado y auditor es un proceso tanto o más importante como cualquier comunicación dentro de las organizaciones. Un estudio realizado en el año 2014 por la consultora Estudio de Comunicación pone de manifiesto la importancia de la comunicación interna en las empresas y cómo una comunicación interna involucra a todos. Paso 9: Identifica y registra no conformidades y observaciones En esta fase es donde analizas y decides después de hablar con el auditado si se está produciendo un incumplimiento en los procesos o procedimientos establecidos en la organización (no conformidad) o pese a cumplir, esa situación podría convertirse en un incumplimiento en un futuro (observación). Antes de registrar este hallazgo como un incumplimiento debes de tener muy claro el concepto de no conformidad. Debes analizar si esa situación puede deberse a un caso puntual o por el contrario se debe a un error sistemático en la organización. Para comprobar esto, siempre y cuando vayas bien de tiempo según tu plan de auditoría y cómo se está desarrollando la propia auditoría, puedes escoger tres ejemplos más y comprobar de esta forma si se ha fallado de forma puntual o se trata de un fallo sistemático. Si vas a registrar ese hallazgo en la auditoría como una no conformidad lo primero que te recomiendo es que se lo comuniques a la persona auditada y se lo comuniques desde un punto de vista de oportunidad para mejorar ese proceso que estás auditando. En el momento de redactar la no conformidad puedes hacerlo de varias formas: Y si lo que vas a redactar es una observación porque, lo que estás viendo en la auditoría, no llega a ser un incumplimiento de proceso, pero podría llegar a serlo en un futuro, comunícalo igualmente para que el auditado sepa que estas detectando esta situación. En el momento de redactar la observación puedes hacerlo de varias formas: Paso 10: Entrega del informe de auditoría interna Llegados a este paso tan solo tendrás que prepararte la reunión de cierre y comunicar los resultados a la persona o personas a los cuales debes informar. Este es el mejor momento para, una vez analizado el resultado de la auditoría, establecer las acciones necesarias para mejorar los procesos en los cuales se ha fallado. Aquí tendrás que: § Analizar si se debe de realizar una corrección inmediata que solvente de forma temporal esa situación de no conformidad encontrada. § Analizar la causa raíz por la cual se ha fallado para llegar al origen del problema. § Establecer una acción o un plan de acción que elimine esta causa raíz. § Verificar posteriormente que ese plan de acción funciona, elimina la causa raíz y no vuelve a aparecer la no conformidad. No todo habrán sido no conformidades y observaciones. Seguro que habrás encontrado muchas cosas que se están haciendo muy bien. Refléjalo también en el informe y comunícalo a la persona que estés informando. Bueno, pues esto es todo lo que quería explicarte acerca de cómo realizar una auditoría interna de procesos en cualquier organización.